Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy? Lepsza organizacja w zadaniach to tylko część drogi do efektywności. Dobra organizacja pracy — co to znaczy? Czy da się skrócić czas pracy własnej?
Podział zadań w życiu zawodowym to temat, o którym ludzie sukcesu mogliby chyba rozmawiać godzinami. Pewnie, ile osób, tyle metod planowania pracy odnajdziemy. Jest jednak parę reguł, które sprawią, że poczujesz lekkość i zobaczysz, że obowiązki są nie tylko uporządkowane, ale również wykonane! Słowem, zaczniesz osiągać lepsze wyniki. Dowiedz się jak ustalać priorytety i czym w ogóle jest dobra organizacja pracy.
Co to znaczy: dobra organizacja pracy?
W idealnym świecie każdy wykonywałby swoje obowiązki w pracy “od linijki”. Z dokładnością do setnej sekundy robiłby to, co ma zaplanowane w danym czasie, przechodząc sukcesywnie od jednego taska do drugiego — tak, aby każda minuta w biurze była realnie produktywnie wykorzystana. Jednak doskonale wiemy, że tak się fizycznie nie da. Odpowiednia organizacja pracy to po prostu taka organizacja zadań, w której w ciągu dnia wykonujesz to, co powinno zostać zrobione. Robisz to w maksymalnym skupieniu, poświęcając większość swojej uwagi danej czynności. Niekoniecznie liczy się przy tym czas wykonywania pracy.
Dlaczego organizacja czasu pracy jest istotna?
Organizacja to dosłownie klucz do sukcesu. Jeśli zadania wykonujesz po kolei, w przemyślany sposób to praca będzie nastawiona na efekt. Możesz dzięki temu monitorować cały proces i wykonywać obowiązki jeszcze lepiej. Przekłada się to na proste codzienne zadowolenie i satysfakcję, bo kogo nie ucieszy zrobienie wszystkiego z listy zadań i wyjście do domu z przysłowiową lekką głową? Dobra organizacja czasu pracy daje spokój po pracy.
Dobra organizacja pracy własnej — czego unikać? Rozpraszacze
Największym zagrożeniem dla skuteczności w pracy są wszelkie rozpraszacze. Jeszcze zanim zaczniesz planować obowiązki zwróć na to uwagę. Wśród pożeraczy czasu królują media społecznościowe, ale także czytanie newsów w Internecie (oraz swobodne po nim serfowanie). Dla Ciebie może to być także telefon z włączonymi powiadomieniami, który co chwila informuje Cię o imieninach Babci, nowym zdjęciu kota koleżanki, czy nowościach w aplikacji. Nawet jeśli nie otwierasz aplikacji i nie sprawdzasz, o co chodzi, to sam dźwięk z telefonu nie pozwala skupić się na swoich wykonywanych zadaniach. Wycisz telefon. Włącz tylko istotne wyjątki — np. pozwól, by dzieci mogły zadzwonić w potrzebie. Na laptopie służbowym wyeliminuj wszystkie zbędne powiadomienia. Również o przychodzącym mailu. Zaraz zobaczysz, że one wcale nie są Ci potrzebne.
Przestrzeń, która sprzyja podejmowaniu decyzji — co wyeliminować?
W biurze o Twoją przestrzeń do pracy da pracodawca. Jednak i on nie ma wpływu na to, jak wygląda Twoje biurko. Czy zdjęcia wszystkich Twoich kuzynów są ważne? Czy tysiące kolorowych karteczek sprawiają, że faktycznie pamiętasz o tych sprawach, które są na nich zapisane? Realnie potrzebujesz 3 kubków do kawy, maskotki, śmiesznego breloczka i sprężyny na biurku?
Gdy pracujesz z domu zadbaj też o przestrzeń w szerszym wymiarze. Znajdź odpowiednie miejsce w domu, w którym nikt z domowników nie będzie Ci przeszkadzał. Idealnie, gdy pokój lub przestrzeń są wygłuszone i oddzielone od życia domowego. Zadbaj też o dobre światło — przy słabszym będziesz wolniej wykonywać zadania i dość mocno nadwyrężysz wzrok. Problemy z koncentracją mogą też powodować różnorodne dźwięki. Słuchawki tłumiące hałasy powinny załatwić sprawę.
Elementy efektywnego zarządzania czasem pracy
Teraz czas na umiejętne planowanie! Pomocne w organizacji pracy jest pamiętanie o kilku elementach. Przede wszystkim o tym, że planowanie i zarządzanie czasem trzeba zrobić przed wykonywaniem obowiązków danego dnia. Możesz to zrobić w poprzedni dzień lub z samego rana. Usiądziesz do wykonywania zadań dopiero wtedy, gdy będziesz mieć już plan, uporządkowane stanowisko pracy i wyeliminowane rozpraszacze. To jak planować dzień, by nie tracić czasu?
Skuteczne zarządzanie własną pracą: określenie zadań i ich priorytetów
Wyznacz cele, które są mierzalne, konkretne, osiągalne, określone w czasie i realistyczne (teoria SMART). Na początku załóż sobie, ile czasu potrzebujesz na wykonanie zadania i wpisz do swojego planu. Z każdym kolejnym będziesz się uczył i poznawał siebie. Wydawało Ci się, że odpisywanie na maile zajmuje Ci 10 minut? Cóż, może się okazać, że Twoją średnią dzienną jest 1 godzina. Przy kolejnym planowaniu uwzględnij wszelkie zmiany. Staraj się łączyć zadania w bloki. Co to znaczy? Na przykładzie wspomnianych e-maili: zarezerwuj czas, w którym poświęcasz się tylko im. Później w ciągu dnia pracy już nie zaglądasz na skrzynkę. Zrobisz to kolejnym razem. Spokojnie, najczęściej odpowiedź może poczekać 24 godziny. W naprawdę pilnych sprawach ludzie do Ciebie zadzwonią.
Dobrą praktyką jest ustalić, które obowiązki są pilne i ważne. Jeśli musisz coś wykonać na jutro, warto zacząć właśnie od takich zadań i obowiązków, zamiast odkładać wszystko na później. Wyznaczaj swoje priorytety i to od nich zaczynaj swoją pracę. Pomyśl też, czy w niektórych taskach nie kryją się ważne dla efektywnej pracy kwestie. W restauracji priorytetem jest podać gościom talerze z pysznym jedzeniem. Nie można tego jednak zrobić, jeśli… nie będzie czystych naczyń. Choć priorytetem jest przygotowanie posiłku, to bez zastawy restauracja nie zrealizuje celu.
Zadania wydają Ci się zbyt duże? Podziel je na mniejsze! Szef przesyła Ci konkretny projekt oraz termin jego wykonania. Jednak Ty możesz sobie wyszczególnić z tego mini-projekty. Najprościej jest to zrozumieć na przykładzie czytania książki. Zadanie: przeczytać poradnik. Mniejsze zadanie: zapoznać się z 1 rozdziałem poradnika. Jeszcze mniejsze: przeczytać X stron. Takie podejście znacznie wpływa na jakość naszej pracy.
Efektywnie pracować to podjęcie decyzji o efektywnym odpoczynku
Jeśli zależy Ci na efektach w Twojej pracy, nie ma się co oszukiwać: w swoim kalendarzu potrzebujesz miejsca na odpoczynek. Nie, wakacje raz na dwa lata nie wystarczą. To Ci nie przyniesie efektów długoterminowych, których potrzebujesz. Na początku postaw na 5 minut przerwy. Jest to czas na Twoje wyciszenie, medytację: warto skupić się na oddechu. Chcesz dowiedzieć się więcej o efektywnym odpoczynku? Przeczytaj nasz poradnik na ten temat -> KLIK
