Jak zorganizować podróż służbową? Delegacja bez tajemnic! Zaplanuj wyjazd służbowy z Grape Town Hotel!
Chcesz zapisać swoich pracowników na konferencję? A może wysyłasz ich na targi w celu pozyskania nowych klientów? Nie wiesz, jak zorganizować taką podróż służbową i na jakie obszary trzeba zwrócić uwagę? Sprawdź nasz krótki poradnik, a na pewno będziesz wiedzieć, co powinien zawierać plan podróży, o czym poinformować pracownika i jak najlepiej wybrać hotel.
Jak zorganizować podróż służbową lub delegację?
Na początku musisz wiedzieć, że podróż służbowa i delegacja to dwie różne kwestie. My skupimy się w tym tekście na opcji numer 1. Podróż służbowa to wyjazd, który zleca pracodawca. Z kolei delegacja ma miejsce, gdy pracownik ma wykonać obowiązki w innym mieście, kraju czy nawet biurze niż widnieje to w jego umowie o pracę. W związku z tym faktem należy podpisać stosowny aneks. Podróżą służbową jest np. wyjazd na konferencję, szkolenie, czy targi. Taki wyjazd ma więc inny charakter.
Jednak przy planowaniu podróży służbowej warto zwrócić uwagę na to, co przysługuje pracownikowi. Reguluje to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Informuje ono o tym, że pracodawca ponosi koszty podróży w pewnym określonym zakresie. Cyklicznie rozporządzenie jest aktualizowane, więc po szczegóły odsyłamy właśnie do niego. Teraz potrzeba Ci wiedzieć, że poniesiesz koszty noclegu, transportu, czy diety pracownika.
Planowanie wyjazdu na konferencję
Już na samym początku pracownik musi wiedzieć… po co wysyłasz go w delegację. Bez tego, wyjazd nie przyniesie żadnych korzyści dla firmy. Poza terminem istotne jest więc ustalenie, jakie obowiązki podczas konferencji branżowej ma mieć pracownik. Cel wyjazdu powinien być jasno ustalonym priorytetem. Oddeleguj pracownikowi konkrety. Potem można zabrać się za szczegółowe planowanie samej podróży: jakimi środkami komunikacji zostanie przeprowadzona, na co zwrócić uwagę, wybierając hotel i co z wyżywieniem w takiej podróży?
Podróż służbowa: jakim środkiem transportu?
Dotrzeć na miejsce szkolenia można wieloma sposobami. Tymi głównymi są pociąg i samochód. Przy wyjazdach zagranicznych w grę wchodzą także samoloty. Co wybrać? Ekonomiczną wersję w przeliczeniu na jednego pracownika. Jeśli na szkolenie ma jechać 1 osoba, najkorzystniejszy będzie pewnie pociąg. Przy kilku, warto obliczyć koszt paliwa i podzielić go przez liczbę pasażerów. W przypadku delegacji zagranicznych najpewniej konieczny będzie samolot. Nie należy przy tym zapominać o taksówkach na miejscu. Bez nich wyjazd się nie uda.
Jak zaplanować wyżywienie pracowników?
Jako pracodawca nie musisz tego robić. Pracownicy mogą wybrać co zjedzą: czy skorzystają z przekąsek w salach konferencyjnych, czy też wyjdą do restauracji. Ciebie jako pracodawcę docelowo interesuje zwrot, który przysługuje pracownikowi. Poniżej opisujemy, jak kształtuje się to w 2023 roku.
Pełna dieta nie obowiązuje, gdy delegacja trwa poniżej 8 godzin. To oznacza, że pracownikowi nie należy się wtedy żaden zwrot kosztów za posiłki. Traktowane jest to jak spędzenie czasu w miejscu pracy. Jeśli podróż trwa 8-12 godzin to zwrot wynosi 22,50 zł. W przypadku delegacji powyżej 12 godzin – 45 zł na każdy taki dzień.
Jak wybrać hotel biznesowy, konferencyjny, szkoleniowy?
Jako specjaliści w branży mamy dla Ciebie kilka wskazówek dotyczących szukania noclegu dla pracowników w kilkudniowych delegacjach. Dobra organizacja zakłada wybranie dogodnej lokalizacji hotelu. Niech będzie położony blisko miejsc spotkań i samych konferencji. Jeśli się nie da tego zrobić, sprawdź komunikację — drogową (bliskość dróg szybkiego ruchu) lub miejską (jeśli zdecydowaliście się na wyjazd bez samochodu). Oczywiście: najlepiej gdy miejsce, w którym odbywają się szkolenia również oferuje noclegi, tak jak Grape Town Hotel. Zdajemy sobie jednak sprawę, że to dalekie od normy.
Co jeszcze warto przemyśleć? Zdecydowanie opcję śniadań w hotelu. Doskonale wiemy, że to zaoszczędza gościom dużo czasu, gdy mogą w jednym miejscu się wyspać i chwilę potem zjeść śniadanie, a w kryzysowej sytuacji — mogą też liczyć na kolację późnym wieczorem po konferencji. Opcja zjedzenia posiłku poza typowymi godzinami funkcjonowania restauracji jest niezwykle ważna. Szkolenia są nieprzewidywalne, a opóźnienia zdarzają się często. Takie udogodnienia są więc bardzo istotne!
Dla pracowników ważne będą też komfortowe pokoje. Łóżka z wygodnymi materacami, dostęp do szybkiego Internetu wi-fi i przestronna łazienka. Wypoczęty pracownik zdecydowanie lepiej rozpocznie dzień i szybciej zabierz się za czynności związane z celem delegacji. Przy kilkudniowych podróżach krajowych pozwala zrelaksować się i realnie zregenerować siły na kolejne wyzwania. Pracownicy Ci za to podziękują!
